Restitutiebeleid

Versie: 1.0
Laatst bijgewerkt: 20-04-2026

Bij OptiFlow Consultancy streven wij naar heldere afspraken, professionele uitvoering en redelijke oplossingen. Omdat onze dienstverlening grotendeels bestaat uit advies, consultancy, projectondersteuning, trainingen, scans en maatwerk, is terugbetaling niet in alle gevallen mogelijk. Onderstaand beleid beschrijft wanneer restitutie wel of niet van toepassing is.

1. Toepasselijkheid

Dit terugbetaalbeleid is van toepassing op alle door OptiFlow Consultancy aangeboden en geleverde diensten, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

2. Uitgangspunt

Onze dienstverlening bestaat in veel gevallen uit:

• gereserveerde tijd en capaciteit

• maatwerk

• voorbereiding en analyse

• kennisintensieve dienstverlening

• uitvoering op afspraak of op projectbasis

Daarom geldt als hoofdregel dat reeds uitgevoerde werkzaamheden, voorbereidingen en gereserveerde capaciteit niet automatisch voor terugbetaling in aanmerking komen.

3. Geen terugbetaling in de volgende gevallen

Terugbetaling is in ieder geval uitgesloten voor:

1. reeds bestede uren

2. reeds uitgevoerde analyses, scans, adviezen of rapportages

3. maatwerktrajecten die al inhoudelijk zijn gestart

4. geplande of gereserveerde sessies, trainingen of projectdagen die binnen de annuleringsperiode vallen

5. abonnements- of supportdiensten over een periode die al is ingegaan

6. situaties waarin Opdrachtgever benodigde informatie, feedback of medewerking niet of niet tijdig heeft geleverd en hierdoor vertraging, inefficiëntie of extra inzet is ontstaan

4. Mogelijke terugbetaling of creditering

Gehele of gedeeltelijke terugbetaling kan uitsluitend aan de orde zijn indien:

1. OptiFlow Consultancy een opdracht aantoonbaar niet uitvoert conform de schriftelijke kernafspraken, en herstel niet mogelijk of niet redelijk is

2. een dienst door OptiFlow Consultancy zelf wordt geannuleerd en geen passend alternatief wordt aangeboden

3. partijen schriftelijk overeenkomen dat volledige of gedeeltelijke restitutie redelijk is

4. er sprake is van een aantoonbare dubbele betaling of evidente administratieve fout

In plaats van terugbetaling kan OptiFlow Consultancy er ook voor kiezen om:

• een creditnota

• een vervangende sessie

• aanvullende herstelwerkzaamheden

• of verrekening met een volgende opdracht

aan te bieden, indien dat redelijker en passender is.

5. Annulering door zakelijke klanten

Voor zakelijke opdrachtgevers geldt:

• bij annulering van losse sessies, workshops, trainingen of geplande adviesmomenten tot 14 kalenderdagen voor aanvang: in beginsel kosteloos, tenzij al aantoonbare voorbereidingskosten zijn gemaakt

• bij annulering tussen 14 en 7 kalenderdagen voor aanvang: 50% van het overeengekomen bedrag verschuldigd

• bij annulering binnen 7 kalenderdagen voor aanvang: 100% van het overeengekomen bedrag verschuldigd

Bij maatwerk, projectopdrachten of gereserveerde dagdelen mogen reeds verrichte werkzaamheden, voorbereidingen en vastgelegde capaciteit volledig in rekening worden gebracht.

6. Lopende trajecten en abonnementen

Bij doorlopende samenwerking, supportconstructies of abonnementsdiensten geldt:

• reeds gefactureerde en gestarte perioden worden in beginsel niet terugbetaald

• opzegging werkt niet met terugwerkende kracht

• eventueel vooruitbetaalde bedragen voor nog niet aangevangen periodes kunnen alleen worden terugbetaald als dat schriftelijk is afgesproken of als OptiFlow Consultancy daarmee instemt

Voor consumentenabonnementen gelden aanvullende wettelijke regels over opzegbaarheid. De ACM geeft aan dat een consument bij stilzwijgend verlengde abonnementen in veel gevallen mag opzeggen met maximaal één maand opzegtermijn, en soms korter. 

7. Consumenten en wettelijk herroepingsrecht

Wanneer OptiFlow Consultancy diensten aanbiedt aan consumenten die online, per e-mail, telefonisch of anderszins op afstand worden afgenomen, kan een wettelijk herroepingsrecht van 14 dagen gelden. Dat betekent dat de consument binnen 14 dagen na het sluiten van de overeenkomst zonder opgave van redenen kan ontbinden. 

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

1. als de consument wil dat de dienstverlening al binnen de bedenktijd start, moet daarvoor vooraf uitdrukkelijk toestemming worden gegeven

2. als de dienst tijdens de bedenktijd al gedeeltelijk is uitgevoerd op uitdrukkelijk verzoek van de consument, kan een redelijke vergoeding verschuldigd zijn voor het al uitgevoerde deel

3. bij volledig uitgevoerde diensten kan het herroepingsrecht vervallen, mits de consument daar vooraf correct over is geïnformeerd en daarmee uitdrukkelijk heeft ingestemd

4. voor duidelijk gepersonaliseerd of specifiek maatwerk kunnen uitzonderingen gelden, afhankelijk van de aard van de prestatie en de juridische kwalificatie van de dienst of levering 

8. Procedure voor een restitutieverzoek

Een verzoek tot terugbetaling moet schriftelijk worden ingediend via:

E-mail: info@optiflowconsultancy.com

Vermeld daarbij ten minste:

• naam van de opdrachtgever

• factuurnummer

• omschrijving van de opdracht of dienst

• datum van afname of geplande uitvoering

• reden van het restitutieverzoek

• relevante correspondentie of onderbouwing

9. Beoordeling en afhandeling

1. OptiFlow Consultancy beoordeelt restitutieverzoeken zorgvuldig en op basis van de overeenkomst, verrichte werkzaamheden en de omstandigheden van het geval.

2. Indien een verzoek wordt goedgekeurd, vindt terugbetaling in beginsel plaats via dezelfde betaalmethode als waarmee is betaald, tenzij anders overeengekomen.

3. Goedgekeurde terugbetalingen worden in beginsel verwerkt binnen 14 dagen na schriftelijke bevestiging van goedkeuring.

10. Rangorde

Bij strijd tussen dit terugbetaalbeleid en een afzonderlijke offerte, overeenkomst of dienstspecifieke afspraak, geldt de inhoud van de afzonderlijke schriftelijke afspraak.