Algemene Voorwaarden

Versie: 1.0
Datum: 20-04-2026
Van toepassing op: alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en dienstverlening van OptiFlow Consultancy

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. OptiFlow Consultancy: de eenmanszaak dan wel onderneming handelend onder de naam OptiFlow Consultancy, gevestigd te [plaats], ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer].

2. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en met OptiFlow Consultancy een overeenkomst aangaat.

3. Overeenkomst: iedere afspraak tussen OptiFlow Consultancy en Opdrachtgever over de levering van diensten, waaronder maar niet beperkt tot consultancy, advisering, interim-inzet, projectbegeleiding, procesoptimalisatie, training, workshops, scans, analyses, rapportages, abonnementen en maatwerktrajecten.

4. Diensten: alle door OptiFlow Consultancy aangeboden en geleverde werkzaamheden.

5. Schriftelijk: per brief, e-mail of via een ander gangbaar digitaal communicatiemiddel.

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, werkzaamheden, overeenkomsten en vervolgopdrachten van OptiFlow Consultancy.

2. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.

3. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

4. Indien één of meer bepalingen uit deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen treden dan in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen die zoveel mogelijk aansluit bij doel en strekking van de oorspronkelijke bepaling.

Artikel 3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

1. Alle offertes en aanbiedingen van OptiFlow Consultancy zijn vrijblijvend, tenzij daarin uitdrukkelijk anders is vermeld.

2. Offertes hebben een geldigheidsduur van 30 dagen, tenzij anders vermeld.

3. Een overeenkomst komt tot stand zodra:
   a. Opdrachtgever schriftelijk akkoord geeft op een offerte of voorstel, of
   b. OptiFlow Consultancy op verzoek van Opdrachtgever feitelijk met de uitvoering start.

4. Kennelijke fouten, verschrijvingen of vergissingen in offertes, voorstellen, prijsopgaven of publicaties binden OptiFlow Consultancy niet.

5. OptiFlow Consultancy is gerechtigd opdrachten zonder opgaaf van redenen te weigeren.

Artikel 4. Uitvoering van de overeenkomst

1. OptiFlow Consultancy zal de overeenkomst naar beste inzicht, deskundigheid en vermogen uitvoeren.

2. Op OptiFlow Consultancy rust in beginsel een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

3. OptiFlow Consultancy bepaalt de wijze waarop en door welke personen de opdracht wordt uitgevoerd, binnen de grenzen van de gemaakte afspraken.

4. Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, documenten, toegang, feedback en medewerking die redelijkerwijs nodig zijn voor een goede uitvoering van de overeenkomst.

5. Indien Opdrachtgever noodzakelijke informatie of medewerking niet of niet tijdig verstrekt, is OptiFlow Consultancy gerechtigd de uitvoering op te schorten en eventuele extra kosten en vertraging aan Opdrachtgever door te berekenen.

6. Door OptiFlow Consultancy genoemde termijnen zijn indicatief en gelden niet als fatale termijnen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 5. Inzet van derden

1. OptiFlow Consultancy is gerechtigd derden in te schakelen bij de uitvoering van de overeenkomst, indien dit naar haar oordeel wenselijk of noodzakelijk is.

2. Deze algemene voorwaarden zijn zoveel mogelijk ook van toepassing op door OptiFlow Consultancy ingeschakelde derden.

3. De kosten van ingeschakelde derden worden alleen afzonderlijk aan Opdrachtgever doorberekend indien dat vooraf is overeengekomen of redelijkerwijs noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de opdracht.

Artikel 6. Wijziging van de opdracht en meerwerk

1. Indien tijdens de uitvoering blijkt dat voor een behoorlijke uitvoering wijziging, uitbreiding of aanvulling van de overeenkomst nodig is, zullen partijen hierover in overleg treden.

2. Extra werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, worden beschouwd als meerwerk en mogen afzonderlijk in rekening worden gebracht.

3. OptiFlow Consultancy is niet verplicht met een verzoek tot wijziging in te stemmen. Indien zij daarmee instemt, kan dit gevolgen hebben voor planning, capaciteit, doorlooptijd en prijs.

Artikel 7. Tarieven en kosten

1. Alle tarieven zijn in euro’s en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

2. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, kan OptiFlow Consultancy werken op basis van:
   a. vaste projectprijs
   b. uurtarief
   c. dagdeel- of dagtarief
   d. abonnements- of retainermodel

3. Reisuren, reis- en verblijfskosten, locatiekosten, materiaalkosten, licentiekosten en kosten van derden zijn niet inbegrepen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4. OptiFlow Consultancy is gerechtigd tarieven jaarlijks te indexeren of tussentijds aan te passen bij aantoonbare kostenstijgingen, gewijzigde scope, gewijzigde wet- en regelgeving of aantoonbaar aanvullende opdrachtvereisten. Bij lopende abonnementen of duurovereenkomsten wordt een redelijke aankondigingstermijn gehanteerd.

Artikel 8. Facturatie en betaling

1. OptiFlow Consultancy factureert op de in de offerte of overeenkomst afgesproken wijze.

2. Indien geen afwijkende afspraak is gemaakt, geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.

3. Bezwaren tegen een factuur schorten de betalingsverplichting niet op.

4. Bij overschrijding van de betalingstermijn is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Vanaf dat moment is Opdrachtgever wettelijke handelsrente verschuldigd, alsmede redelijke buitengerechtelijke incassokosten.

5. OptiFlow Consultancy is gerechtigd om vooruitbetaling, een voorschot, tussentijdse facturatie of aanvullende zekerheden te verlangen.

6. Door Opdrachtgever gedane betalingen strekken eerst in mindering op verschuldigde kosten, daarna op rente en vervolgens op de oudste openstaande hoofdsom.

Artikel 9. Opschorting en beëindiging

1. OptiFlow Consultancy is bevoegd haar verplichtingen op te schorten of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen indien:
   a. Opdrachtgever zijn verplichtingen niet, niet tijdig of niet volledig nakomt
   b. faillissement, surseance, liquidatie of staking van de onderneming van Opdrachtgever dreigt of is ingetreden
   c. sprake is van omstandigheden waardoor voortzetting redelijkerwijs niet van OptiFlow Consultancy kan worden verlangd

2. Bij tussentijdse beëindiging door Opdrachtgever worden reeds verrichte werkzaamheden, gemaakte uren, gereserveerde capaciteit en gemaakte kosten volledig in rekening gebracht.

3. Indien een opdracht met vaste prijs tussentijds door Opdrachtgever wordt beëindigd zonder toerekenbare tekortkoming van OptiFlow Consultancy, is OptiFlow Consultancy gerechtigd een redelijke vergoeding te factureren voor reeds verrichte werkzaamheden, aangegane verplichtingen en gederfde bezettingsruimte.

Artikel 10. Annulering van trainingen, workshops en sessies

1. Annulering van geplande trainingen, workshops, coachsessies, scans, intakegesprekken of andere ingeplande bijeenkomsten door Opdrachtgever dient schriftelijk te gebeuren.

2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen gelden de volgende annuleringskosten:
   a. tot 14 kalenderdagen voor aanvang: kosteloos
   b. tussen 14 en 7 kalenderdagen voor aanvang: 50% van het overeengekomen bedrag
   c. binnen 7 kalenderdagen voor aanvang: 100% van het overeengekomen bedrag

3. Indien deelnemers zonder tijdige annulering niet verschijnen, blijft het volledige bedrag verschuldigd.

4. Verplaatsing van een afspraak of training geldt als annulering en nieuwe boeking, tenzij OptiFlow Consultancy schriftelijk anders bevestigt.

Artikel 11. Geheimhouding

1. Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen.

2. Informatie geldt als vertrouwelijk indien dit door een partij is medegedeeld of indien dit voortvloeit uit de aard van de informatie.

3. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie:
   a. die reeds openbaar was
   b. die rechtmatig van een derde is verkregen
   c. die openbaar moet worden gemaakt op grond van wet, rechterlijk bevel of bevoegd overheidsvoorschrift

4. OptiFlow Consultancy is gerechtigd in algemene zin te verwijzen naar de samenwerking met Opdrachtgever als referentie, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 12. Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op offertes, analyses, rapportages, modellen, scans, presentaties, trainingen, hand-outs, formats, methodieken, adviezen, teksten, visuals, templates en andere materialen van OptiFlow Consultancy berusten uitsluitend bij OptiFlow Consultancy of haar licentiegevers.

2. Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor eigen intern gebruik, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

3. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van OptiFlow Consultancy mag Opdrachtgever materialen niet verveelvoudigen, openbaar maken, bewerken, commercieel exploiteren of aan derden ter beschikking stellen.

4. Voor zover in het kader van de opdracht maatwerk wordt ontwikkeld, blijft het onderliggende denkkader, de methodiek, de werkwijze en de opgebouwde expertise eigendom van OptiFlow Consultancy, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 13. Persoonsgegevens en privacy

1. Indien bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens worden verwerkt, zullen partijen handelen in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2. Opdrachtgever staat ervoor in dat verstrekte persoonsgegevens rechtmatig zijn verkregen en mogen worden gedeeld met OptiFlow Consultancy.

3. Indien OptiFlow Consultancy in opdracht van Opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt in de rol van verwerker, zullen partijen zo nodig een afzonderlijke verwerkersovereenkomst sluiten.

4. OptiFlow Consultancy neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, voor zover dit in redelijkheid van haar mag worden verwacht. 

Artikel 14. Aansprakelijkheid

1. De aansprakelijkheid van OptiFlow Consultancy is beperkt tot directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad.

2. Iedere aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten, waaronder maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, bedrijfsstagnatie, verlies van data en schade door aanspraken van derden.

3. Indien OptiFlow Consultancy aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd. Indien om welke reden dan ook geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft, met een maximum van het bedrag dat in de zes maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit voor die opdracht is gefactureerd.

4. Aansprakelijkheid ontstaat alleen indien Opdrachtgever OptiFlow Consultancy onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt en daarbij een redelijke termijn biedt om de tekortkoming te herstellen.

5. Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen twaalf maanden na ontdekking schriftelijk bij OptiFlow Consultancy is gemeld.

Artikel 15. Overmacht

1. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de redelijke invloedssfeer van OptiFlow Consultancy waardoor nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend onmogelijk is.

2. Daaronder vallen onder meer: ziekte, uitval van essentiële medewerkers, storingen in systemen of internet, overheidsmaatregelen, pandemieën, transportproblemen, cyberincidenten, stroomstoringen en tekortkomingen van ingeschakelde derden.

3. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van OptiFlow Consultancy opgeschort.

4. Indien de overmachtsituatie langer dan 60 dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk te beëindigen, zonder verplichting tot schadevergoeding. Reeds verrichte werkzaamheden mogen in dat geval wel worden gefactureerd.

Artikel 16. Klachten

1. Klachten over de uitvoering van de overeenkomst of over facturen dienen binnen 14 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 30 dagen na de betreffende prestatie of factuurdatum, schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld.

2. Het indienen van een klacht ontslaat Opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichting.

3. OptiFlow Consultancy zal een klacht zorgvuldig beoordelen en zich inspannen om tot een redelijke oplossing te komen.

Artikel 17. Overname van personeel en relaties

1. Het is Opdrachtgever niet toegestaan om tijdens de looptijd van de overeenkomst en gedurende 12 maanden na beëindiging daarvan medewerkers, opdrachtnemers of door OptiFlow Consultancy ingeschakelde derden die betrokken zijn geweest bij de uitvoering van de opdracht, rechtstreeks of middellijk in dienst te nemen of anderszins voor zich te laten werken, tenzij vooraf schriftelijk toestemming is verkregen.

2. Bij overtreding van dit artikel verbeurt Opdrachtgever een direct opeisbare boete van €10.000 per overtreding, vermeerderd met €500 per dag dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van OptiFlow Consultancy op volledige schadevergoeding.

Artikel 18. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle rechtsverhoudingen tussen OptiFlow Consultancy en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

2. Geschillen zullen in eerste instantie in onderling overleg worden geprobeerd op te lossen.

3. Indien partijen niet tot een oplossing komen, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar OptiFlow Consultancy is gevestigd, tenzij dwingendrechtelijke regels anders bepalen.

Artikel 19. Vindplaats en beschikbaarstelling

1. Deze algemene voorwaarden worden door OptiFlow Consultancy vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan Opdrachtgever ter beschikking gesteld.

2. De algemene voorwaarden kunnen tevens worden gepubliceerd op de website van OptiFlow Consultancy.

3. Op eerste verzoek van Opdrachtgever worden deze algemene voorwaarden kosteloos toegezonden.